Output IR56M Data File
輸出 IR56M 資料檔

Output IR56M Data File is under the Taxation Menu. 

輸出 IR56M 資料檔 功能位於「稅務」功能表下。

The Output IR56M Data File function is used to generate an official IR56M data file—formatted in accordance with Hong Kong Inland Revenue Department (IRD) specifications—for electronic submission. This file consolidates all remuneration records for eligible non-employees (e.g., contractors, freelancers, service providers) as defined in the IR56M batch generation. The main purpose is to streamline, automate, and standardize your company’s reporting of payments to non-staff for tax compliance.

Usage and Importance

• File Preparation: After generating/amending the IR56M batch, users can export the complete IR56M data set into an XML file fulfilling IRD’s technical requirements for electronic filing.

• Submission to IRD: The generated file is uploaded via the IRD’s Employer’s Return e-Filing Services. This electronic format is mandatory for compliant submission, ensuring all records are encoded, structured, and justified as required by the IRD.

• Control List: Alongside the data file, HRPro outputs a Control List that summarizes contents, serving as a verification checklist and control document for both internal audit and IRD record-keeping.

• Amendment Support: If there are post-generation corrections, the IR56M amendment allows for adjustment before exporting the final file.

• Batch Management: Simplifies batch output by consolidating all relevant records, facilitating error-free submissions, and version tracking.

Output IR56M Data File  – Creates the IR56M XML file and downloads it to your computer.

Open eTax – Launches the IRD website in the language currently selected.

輸出 IR56M 資料檔 – 生成 IR56M XML 檔案並下載至你的電腦。

開啟 eTax – 以目前選定的語言開啟稅務局（IRD）網站。

See How to prepare IR56M for the procedure to upload the XML file to eTax.

此功能用於生成一份符合香港稅務局（IRD）規格的正式 IR56M 資料檔，以供電子遞交。

IR56M 資料檔會彙總所有在該批次中合資格的非僱員（例如承辦商、自由職業者、服務供應商等）的報酬紀錄，並以結構化的 XML 格式輸出，以符合稅務局的電子報稅技術要求。

功能用途與目的

• 電子遞交給稅務局: 生成的 IR56M XML 檔案，可透過稅務局的僱主報稅電子報稅服務（Employer’s Return e‑Filing Services）上載及提交，用以申報支付給非僱員的報酬，以符合稅務申報義務。

• 自動彙整報酬資料: 此功能會自動將所有在 IR56M 批次中定義的非僱員報酬紀錄整合成一個完整資料檔，減少手動輸入錯誤，並簡化報稅流程。

• 產生控制表（Control List）: 在輸出 IR56M 資料檔時，系統會同時生成一份IR56M 控制表，列明批次內的紀錄總數及摘要，供內部稽核及稅務局紀錄對照。該控制表會與資料檔一同下載。

• 支援修訂與批管理: 若在批次生成後需要調整資料，可透過「IR56M 修訂」功能進行修改，修訂完成後再輸出最終資料檔，以確保遞交資料的準確性。批次管理功能則方便按批次輸出，並支援版本追蹤及錯誤排查。

如何使用「輸出 IR56M 資料檔」功能

1. 準備 IR56M 批次

先在系統內定義適用於 IR56M 的「非僱員」，並確保相關報酬資料（涵蓋由 4 月至 3 月的年度期間）已正確建立及保護。

2. 生成 IR56M 批次

執行「生成 IR56M 批次」，讓系統自動計算並生成非僱員的報酬紀錄。

3. 必要時進行修訂

如有資料需調整，可使用「IR56M 修訂」對紀錄逐一修改，或匯出 Excel 檔案進行批量編輯後重新匯入。

4. 輸出 IR56M 資料檔與控制表

在「輸出 IR56M 資料檔」畫面點選產生，系統會根據稅務局 IR56M 規格，輸出一份 XML 格式的資料檔，並同時下載對應的控制表。

5. 遞交給稅務局

將生成的 XML 檔案，透過稅務局僱主報稅電子報稅服務上載，並以授權簽署人（如 BTP / ITP 帳戶、MyGovHK 或 iAM Smart+ 等）完成數碼簽署。

權限與可見性

若用戶在「按組別管理僱員」中未被賦予「管理所有僱員」權限，且系統管理員未啟用「允許按組別管理僱員的用戶存取稅務模組敏感畫面」選項，此功能畫面將對該用戶隱藏。

重要注意事項

• 格式合規性: 資料檔的結構與內容須嚴格符合稅務局 IR56M 資料規格，錯誤的格式可能導致電子報稅提交被拒絕。

• 紙本替代方式已不再適用: 以紙本或儲存裝置遞交 IR5躺M 的方式已逐步淘汰，必須透過電子報稅服務遞交 XML 資料檔，並保留控制表作為內部紀錄。

• 提供 IR56M 表格給非僱員: 僱主仍須向每名非僱員提供一份 IR56M 表格的列印本或電子版，可在「IR56M 修訂」畫面列印，或透過系統的「輸出至電郵」等功能發送給非僱員。