How does HRPro support the Minimum Wage Ordinance?
HRPro 如何支援《最低工資條例》？

The Statutory Minimum Wage (SMW) will take effect on 1 May 2026, with the current rate set at HKD $43.1 per hour.

In HRPro, the minimum wage hourly rate is configured under the Payroll Module Setup → Payroll tab.

Reference materials

• Minimum Wage Ordinance (Labour Department): http://www.labour.gov.hk/eng/news/mwo.htm

• 《法定最低工資：僱主及僱員參考指引》: https://www.labour.gov.hk/tc/public/content2_smw.htm

• SMW Guidelines and Reference Materials: https://www.labour.gov.hk/eng/public/content2_smw.htm

Reports supporting SMW compliance

HRPro provides two key reports to help monitor compliance:

• Hourly Wage Report: Reviews employees’ average hourly wage.

• Below Minimum Wage Report: Identifies employees whose calculated hourly wage falls below the statutory requirement, enabling timely corrective action.

Wage components and configuration

HRPro determines Wages Payable (for SMW calculation) based on configurable payroll elements.

Included components:

• Salary (for monthly-rated employees)

• Work pay (for hourly/daily-rated employees)

• Selected pay elements such as:

  • Allowance 1 & 2

  • Holiday Pay

  • Annual Leave Pay

  • Sickness Allowance

  • Maternity Leave Pay

  • Overtime (OT)

  • Deductions

  • Double Pay

  • Bonus

  • Pay Types (1–9)

Inclusion depends on the “Wage Payable (SMW)” checkbox settings in
Payroll Module Setup → Pay Type tab.

Excluded components:

• Public Holiday Pay (if “Wage Payable (SMW)” is unchecked)

• No Pay Leave

• Rest Day Pay

• Meal Break Pay (when meal hours are not counted as working hours)

Important: In accordance with SMW regulations, payments for time not worked (e.g. holiday pay, leave pay, rest day pay) must not be counted as wages payable.

Hours worked calculation

HRPro calculates hours worked using one of the following methods:

1. Using attendance data

If attendance records exist and “Enable Attendance Data for Minimum Wage Calculation” is enabled:

• Hours worked are summed directly from attendance records within the payroll period.

2. Without attendance data

If attendance is unavailable or the option is disabled:

For monthly-rated employees:

• Include regular working hours from:

  • Global Working Hours, or

  • Shift Code (Roster Table)

• Meal hours are included or excluded based on the setting “Include Meal Hours as Work Hours.”

• Exclude:

  • Holidays (from Holiday Table or Roster)

  • Paid leave (e.g., annual leave, sick leave, maternity leave, etc.)

  • No-pay leave

  • Rest days

For hourly/daily-rated employees:

• Include actual work time

For all employees:

• Include overtime hours (OT 1–5) from the payroll batch

Hourly wage formula

Hourly Wage is calculated as:

Hourly Wage = Wages Payable/Hours Worked

Statutory and public holiday pay

• Statutory Holiday Pay is configured in Payroll Amendment.

• Public Holiday Pay is calculated as:
  (Total holidays−Statutory holidays)×Daily wage of the current month

Rest day pay

Rest day pay is considered payment for time not worked and is excluded from SMW wages.

Calculation:

For roster employees:

• Count rest days defined in the Roster Table

• Include leave with nature “Rest Day (Full Pay).”

For non-roster employees:

• Include Sundays (if not on leave)

• Include Saturdays if designated as a rest day, and no leave is taken

Formula:
Rest Day Pay=Number of Rest Days×Daily Rate

Meal break handling

Meal break pay is excluded when “Include Meal Hours as Work Hours” is turned off.

For roster employees:

• Workdays = Normal working shifts in the Roster Table

• Exclude leave (annual, sick, maternity)

For non-roster employees:

Monthly-rated employees:

• Workdays include Monday to Friday, excluding:

  • Holidays

  • Annual leave

  • Sick leave

  • Maternity leave

• Include Saturdays if treated as full working days

Daily pay employees:

• Count work days as   - Work Time in Payroll Batch

• Meal Break Pay = work days x Meal Break Pay Hourly Rate

Hourly Rate employees:

• Meal Break Pay Hourly Rate = Included Wage ÷ calendar days ÷ working hours (included Meal hours) x Meal hours

Other Non-SMW Pay

• Meal Break Pay = Gross Income – Wages Payable

法定最低工資（SMW）將於 2026 年 5 月 1 日 生效，目前的法定最低工資為 每小時港幣 $43.1。

在 HRPro 中，最低工資時薪可於 Payroll Module Setup → Payroll 分頁 中設定。

參考資料

• 最低工資條例（勞工處）：http://www.labour.gov.hk/eng/news/mwo.htm

• 《法定最低工資：僱主及僱員參考指引》：https://www.labour.gov.hk/tc/public/content2_smw.htm

• 法定最低工資相關指引及資料：https://www.labour.gov.hk/eng/public/content2_smw.htm

支援最低工資合規的報表

HRPro 提供以下兩份主要報表以協助監察合規情況：

• 時薪報表（Hourly Wage Report）：檢視員工的平均時薪

• 低於最低工資報表（Below Minimum Wage Report）：識別計算後時薪低於法定標準的員工，方便及時跟進

工資組成及設定

HRPro 根據可配置的薪酬項目計算 應付工資（用於最低工資計算）。

包括項目：

• 月薪（適用於月薪員工）

• 工作工資（適用於時薪／日薪員工）

• 已選取的薪酬項目，例如：

  • 津貼 1 及 2

  • 假日薪酬

  • 年假薪酬

  • 病假津貼

  • 產假薪酬

  • 加班費（OT）

  • 扣款

  • 雙糧

  • 獎金

  • 薪酬類型（1–9）

是否納入計算取決於 Payroll Module Setup → Pay Type 分頁 中的

「Wage Payable (SMW)」勾選設定。

不包括項目：

• 公眾假期薪酬（如未勾選「Wage Payable (SMW)」）

• 無薪假

• 休息日薪酬

• 膳食時間薪酬（當膳食時間不計算為工作時間）

重要：根據最低工資法例，非工作時間的薪酬（例如假日薪酬、各類假期薪酬、休息日薪酬等）不得計入應付工資。

工作時數計算

HRPro 會以以下方式計算 工作時數：

1. 使用考勤資料

如有考勤記錄，且已啟用「Enable Attendance Data for Minimum Wage Calculation」：

• 系統會根據該薪酬期間的考勤記錄，直接累計工作時數

2. 未使用考勤資料

如沒有考勤記錄，或未啟用該設定：

對於 月薪員工：

• 包括正常工作時數，來源為：

  • Global Working Hours，或

  • 輪班表（Roster Table）的 Shift Code

  • 是否包括用膳時間，取決於「Include Meal Hours as Work Hours」設定

  • 不包括：

    • 假期（來自 Holiday Table 或 Roster）

    • 有薪假（如年假、病假、產假等）

    • 無薪假

    • 休息日

對於 時薪／日薪員工：

• 包括實際工作時間

對於 所有員工：

• 包括 Payroll Batch 中的加班時數（OT 1–5）

時薪計算公式

時薪計算如下：

時薪 = 應付工資 / 工作時數

法定假日及公眾假期薪酬

• 法定假日薪酬：於 Payroll Amendment 中設定

• 公眾假期薪酬 計算方式：

  • （假期總數 − 法定假日數）× 當月日薪

休息日薪酬

休息日薪酬屬於非工作時間薪酬，因此不納入最低工資計算。

計算方式：

對於 輪班員工：

• 統計 Roster Table 中定義為休息日的日數

• 包括「Rest Day (Full Pay)」性質的請假

對於 非輪班員工：

• 包括星期日（如沒有請假）

• 包括星期六（如為休息日且沒有請假）

公式：

休息日薪酬  = 休息日數  × 日薪

用膳時間處理

當「Include Meal Hours as Work Hours」設定為關閉時，用膳時間薪酬不納入最低工資計算。

對於 輪班員工：

• 工作日 = Roster Table 中的正常工作班次

• 不包括年假、病假、產假

對於 非輪班員工：

月薪員工：

• 工作日包括星期一至星期五，並扣除：

  • 假期

  • 年假

  • 病假

  • 產假

• 如星期六視為全日工作，則包括在內

日薪員工：

• 工作日 = Payroll Batch 中的實際工作時間

• 用膳時間薪酬 = 工作日 × 用膳時間時薪

時薪員工：

用膳時間時薪計算：

用膳時間時薪 =  納入工資 ÷ 曆日數 ÷ 工作時數（包括用膳時間）× 用膳時間

其他非最低工資項目

用膳時間薪酬 = 總收入（Gross Income）－ 應付工資（Wages Payable）