How to define an EMAIL Server in HRPro?
如何在 HRPro 中定義電郵伺服器？

HRPro allows you to configure one or more email servers for sending system notifications, employee pay slips, and other email communications. The setup can be centralized (shared by all users) or personalized (for individual HR users). 

Company-Level Email Server Setup

To define a company-level email server:

• Go to System Manager ⇒ HRPro Setup ⇒ Company Setup. 

• Click the Email Server tab.

This configuration applies to both the HR Workspace and the Employee Portal. Emails sent from the system, such as notifications and pay slips, will use this email server by default. 

Personal Email Server Setup for HR Users

If you want specific HR users to send pay slips or notifications using their own email addresses or servers, each user can define their own Email Server settings. These personal settings take priority over the company-level configuration. 

To define a personal email server:

• From the top menu, go to Tools ⇒ Personal Options.

• Open the Email Server tab.

• Enter your preferred Email Server details.

This feature is useful when multiple HR users send emails using their individual accounts (for example, sending email pay slips).

HRPro 允許你設定一個或多個電郵伺服器，用於發送系統通知、員工工資單及其他電郵通訊。此設定可以是集中式（所有使用者共用），亦可以是個人化（個別 HR 使用者使用自己的設定）。

公司層級電郵伺服器設定  

要定義公司層級的電郵伺服器：  

• 前往 System Manager ⇒ HRPro Setup ⇒ Company Setup。

• 按一下 Email Server 分頁。

此設定同時適用於 HR Workspace 和 Employee Portal，系統發出的電郵（例如通知及工資單）預設都會使用這個電郵伺服器。

HR 使用者個人電郵伺服器設定  

如果希望某些 HR 使用者使用自己的電郵地址或伺服器來發送工資單或通知，每位使用者都可以自行設定其電郵伺服器資料。這些個人設定會優先於公司層級的設定被使用。

要定義個人電郵伺服器：  

• 於頂部功能表選擇 Tools ⇒ Personal Options。

• 開啟 Email Server 分頁。

• 輸入所需的電郵伺服器設定資料。  

當多位 HR 使用者需要以各自的帳戶發送電郵（例如以個人帳戶發送電郵工資單）時，此功能特別有用。

Supported Email Delivery Methods.

HRPro supports two methods for sending emails:

1. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

2. Microsoft Graph API

支援的電郵傳送方式

HRPro 支援兩種電郵傳送方式：  

• SMTP（簡單郵件傳送協定）

• Microsoft Graph API

SMTP Configuration 

The SMTP option allows HRPro to send emails through a mail server (such as Gmail, Yahoo, or SendGrid). The SMTP server acts as a channel — it receives messages from HRPro and relays them to the recipient’s mail server. 

To configure SMTP, provide the following details:

• SMTP Host (e.g. smtp.gmail.com, smtp.sendgrid.net)

• Port (commonly 587 with STARTTLS)

• User ID (email address used for sending)

• Password or App Password

SMTP 配置

SMTP 選項允許 HRPro 透過郵件伺服器（例如 Gmail、Yahoo 或 SendGrid）來傳送電郵。SMTP 伺服器扮演通道角色，接收 HRPro 發出的訊息，並將其轉送到收件人的郵件伺服器。

要設定 SMTP，請提供以下資料：  

• - SMTP 主機（例如：smtp.gmail.com、smtp.sendgrid.net）

• - 連接埠（一般為 587，並啟用 STARTTLS）

• - 使用者 ID（用來發送電郵的電郵地址）

• - 密碼或應用程式密碼

Microsoft Graph Configuration

Microsoft Graph is a modern, secure alternative to SMTP, provided by Microsoft 365. It allows HRPro to send emails via the Microsoft Graph API without requiring a user password. 

To configure Microsoft Graph, provide the following:

• Tenant ID – the identifier of your Microsoft 365 organization.

• Client ID – the application registration ID in Azure Active Directory.

• Client Secret – the application credential used for authentication.

• User Address – the mailbox that sends emails.

How It Works

1. HRPro requests an access token from Azure Active Directory using the stored application credentials.

2. The token is used to call the Microsoft Graph Mail.Send API.

3. Microsoft 365 sends the email directly from the specified mailbox.

Using Microsoft Graph provides a more secure and reliable connection, free from password-based authentication and SMTP relay issues.

Microsoft Graph 配置

Microsoft Graph 是由 Microsoft 365 提供的現代化及安全的 SMTP 替代方案，可讓 HRPro 透過 Microsoft Graph API 傳送電郵，而無需使用者密碼。

要設定 Microsoft Graph，請提供下列資料：  

• Tenant ID：你的 Microsoft 365 組織（租用戶）識別碼。

• Client ID：在 Azure Active Directory 中註冊的應用程式 ID。

• Client Secret：用於驗證的應用程式機密金鑰／認證。

• User Address：實際用來發送電郵的信箱地址。  

運作方式如下：  

1. HRPro 使用已儲存的應用程式認證，向 Azure Active Directory 申請存取權杖（access token）。

2. 系統使用該權杖呼叫 Microsoft Graph 的 Mail.Send API 傳送郵件。

3. Microsoft 365 會直接從指定的信箱將電郵送達收件人。

使用 Microsoft Graph 可提供更安全且更可靠的連線機制，避免傳統以密碼驗證及 SMTP 轉送所帶來的各種問題。

• Email Delivery Method: Select SMTP to send emails via the traditional SMTP server. This determines which other fields are required on the form.  

• SMTP Server: It is either the SMTP Server provided by your ISP, any SMTP server on the cloud, or your company email server.  You can test your settings in Online SMTP Test - Send and Check your Email Server (smtper.net)🡕 to make sure your SMTP settings are correct.  

• Port: The SMTP Port that the SMTP Server is allowed to use.  e.g., 25 (for unencrypted connections), 465 (for SSL connections),  587 (for TLS connections).

• User ID and Password: Whether User ID and Password are required depends on the SMTP server security requirements. Leave it blank if the server does not require authentication.

• Secure Socket Options: This is the option to define how to connect to the SMTP server when connecting using SSL or TLS.

• Auto: Let the mail client automatically decide which SSL or TLS options to use (default). Select Auto if the SMTP server conforms to the IETF and IANA standards. 

• Ssl On Connect: The connection should use SSL or TLS encryption immediately.

• Start Tls: Elevates the connection to use TLS encryption immediately after reading the greeting and capabilities of the server. If the server does not support the STARTTLS extension, then the connection will fail, and a NotSupportedException will be thrown.

• Start Tls When Available: Elevates the connection to use TLS encryption immediately after reading the greeting and capabilities of the server, but only if the server supports the STARTTLS extension.

• None: No SSL or TLS encryption should be used. e.g. If you encountered the error "The handshake failed due to an unexpected packet format.".

• No SSL Certificate Validation: Usually, this option is not required to check unless you encountered the error "The remote certificate is invalid according to the validation procedure." 

• Sender Email: The validity of the Sender Email depends on the SMTP Server verification. 

• Sender Name: The name of the Sender Email that is displayed on the email. e.g., HR Department

• CC to the Sender: When checked, HRPro adds the sender’s email address to the CC field of each outgoing email so the sender receives a copy of what was sent.  

• BCC to the Sender:  When checked, HRPro adds the sender’s email address to the BCC field, giving the sender a copy of the email without exposing the address to recipients.

Click the Test Email button to test the settings, if the settings are correct, you will receive a testing email in the mailbox of the Sender Email.

• 電子郵件傳送方式：選擇 SMTP 以透過傳統的 SMTP 伺服器發送電子郵件。此設定會決定表單中需要填寫的其他欄位。

• SMTP 伺服器：可以是由您的網際網路服務供應商（ISP）提供的 SMTP 伺服器、任何雲端 SMTP 伺服器，或您公司的電郵伺服器。您可以在 https://www.smtper.net/ 進行測試，以確保 SMTP 設定正確。

• 連接埠：SMTP 伺服器允許使用的連接埠，例如：25（未加密連線）、465（SSL 連線）、587（TLS 連線）。

• 使用者 ID 與密碼：是否需要使用者 ID 與密碼取決於 SMTP 伺服器的安全性要求。如伺服器不需要驗證，請留空。

• 安全通訊選項：用於定義在使用 SSL 或 TLS 連線時，如何連接到 SMTP 伺服器。

  • Auto（自動）：讓郵件客戶端自動決定使用哪種 SSL 或 TLS 選項（預設）。若 SMTP 伺服器符合 IETF 與 IANA 標準，請選擇此項。

  • Ssl On Connect：在建立連線時立即使用 SSL 或 TLS 加密。

  • Start Tls：在讀取伺服器問候訊息及功能後，立即升級連線為 TLS 加密。如果伺服器不支援 STARTTLS 延伸功能，連線將失敗並拋出 NotSupportedException。

  • Start Tls When Available：在讀取伺服器問候訊息及功能後，若伺服器支援 STARTTLS 延伸功能，才升級連線為 TLS 加密。

  • None：不使用 SSL 或 TLS 加密。例如：當出現錯誤「The handshake failed due to an unexpected packet format.」。

• 不驗證 SSL 憑證：一般情況下無需勾選，除非出現錯誤「The remote certificate is invalid according to the validation procedure.」。

• 寄件者電郵：寄件者電郵的有效性取決於 SMTP 伺服器的驗證機制。

• 寄件者名稱：顯示於郵件中的寄件者名稱，例如：HR Department。

• 副本寄送給寄件者（CC）：勾選後，HRPro 會將寄件者電郵地址加入每封外發郵件的 CC 欄位，使寄件者收到副本。

• 密件副本寄送給寄件者（BCC）：勾選後，HRPro 會將寄件者電郵地址加入 BCC 欄位，讓寄件者收到副本，同時不會向收件人顯示該地址。

點擊「測試電郵」按鈕以測試設定；若設定正確，您將會在寄件者電郵的信箱中收到測試郵件。

• Email Delivery Method: Select Microsoft Graph API to send emails via Microsoft 365 using an Azure AD application instead of SMTP. This determines which other fields are required on the form.  

• Client ID: The Application (client) ID of the app registration in Azure Active Directory that HRPro uses to authenticate to Microsoft Graph. This must match the app you created in Azure.  

• Tenant ID: The Directory (tenant) ID of your Microsoft 365 organization. HRPro uses this to request tokens from the correct Azure AD tenant for sending mail.  

• Client Secret: The secret value created for the Azure AD app registration. HRPro stores and uses this together with the Client ID and Tenant ID to obtain an access token for Microsoft Graph.  

• User Address:  The Microsoft 365 user or shared mailbox (e.g., hr@yourcompany.com) on whose behalf the emails are actually sent. This account must have permission to send mail via the Graph Mail.Send API.  

• Sender Email: The email address shown in the From field of outgoing messages (e.g., hr@yourcompany.com). This is what employees will see as the sender when they receive emails from HRPro.  

• Sender Name: The display name that appears with the Sender Email, such as HR Department. Recipients will see this name in their inbox as the friendly sender label.  

• CC to the Sender: When checked, HRPro adds the sender’s email address to the CC field of each outgoing email so the sender receives a copy of what was sent.  

• BCC to the Sender:  When checked, HRPro adds the sender’s email address to the BCC field, giving the sender a copy of the email without exposing the address to recipients.

• 電子郵件傳送方式：選擇 Microsoft Graph API 以透過 Microsoft 365 發送電子郵件，並使用 Azure AD 應用程式取代 SMTP。此設定會決定表單中需要填寫的其他欄位。

• Client ID：Azure Active Directory 中應用程式註冊的 Application（client）ID，HRPro 會使用此 ID 透過 Microsoft Graph 進行驗證。此 ID 必須與您在 Azure 中建立的應用程式一致。

• Tenant ID：您的 Microsoft 365 組織的 Directory（tenant）ID。HRPro 會使用此 ID 向正確的 Azure AD 租戶要求權杖以發送郵件。

• Client Secret：為 Azure AD 應用程式註冊所建立的密鑰值。HRPro 會與 Client ID 及 Tenant ID 一同使用此密鑰，以取得 Microsoft Graph 的存取權杖。

• 使用者地址：代表實際發送郵件的 Microsoft 365 使用者或共用信箱（例如 hr@yourcompany.com）。此帳戶必須具備透過 Graph 的 Mail.Send API 發送郵件的權限。

• 寄件者電郵：顯示於外發郵件 From 欄位中的電郵地址（例如 hr@yourcompany.com）。員工在收到 HRPro 郵件時會看到此寄件者。

• 寄件者名稱：與寄件者電郵一同顯示的名稱，例如 HR Department。收件人會在收件匣中看到此名稱作為寄件者顯示名稱。

• 副本寄送給寄件者（CC）：勾選後，HRPro 會將寄件者電郵地址加入每封外發郵件的 CC 欄位，使寄件者收到副本。

• 密件副本寄送給寄件者（BCC）：勾選後，HRPro 會將寄件者電郵地址加入 BCC 欄位，讓寄件者收到副本，同時不會向收件人顯示該地址。